Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.
Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.
При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:
№ 26-р – в распоряжениях;
№ 26-лс – в приказах по личному составу;
№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.
Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).
Регистрация документов строится на следующих основных правилах.
Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.
Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
-
поступающую корреспонденцию (входящие документы);
-
исходящие документы;
-
внутренние служебные записки;
-
приказы по основной деятельности;
-
кадровые приказы;
-
распоряжения;
-
протоколы совета директоров;
-
протоколы планерок (оперативок) и т.п.
Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.
Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.
Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.
Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.
Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?
Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?
Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.
Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.
Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.
1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?
2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?
В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.
Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?
Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.
Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?
Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.
Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).
Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.
У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?
В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?
Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).
Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.
Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?
В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.
Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:
-
передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;
-
структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;
-
учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.
Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.
1. Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?
2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?
Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:
-
входящий – документы, поступившие от сторонних организаций;
-
исходящий – документы, созданные для отправки за пределы организации;
-
внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.
Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.
Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.
Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.
1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?
2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?
В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.
Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
[…]
<*> К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма , рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.
[…]
Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.
Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.
Источник:
http://www.profiz.ru/sr/11_2012/registraciya_dokumentov/
Регистрация электронных документов — это важная процедура в делопроизводстве. Она представляет собой фиксацию учетных данных: факт создания, приема и отправки. В системах электронного документооборота (СЭД) регистрируют документы от контрагентов и внутреннюю документацию: приказы, протоколы, решения. Первичная бухгалтерская документация, как правило, не регистрируется.
Регистрация документов в системе электронного документооборота происходит автоматически. Каждому документу присваивают регистрационный номер. Сведения о регистрации хранят в базе данных. В большинстве систем электронного документооборота специальный счетчик сохраняет последний присвоенный номер и при следующем формировании присваивает следующий. Таких счетчиков может быть несколько в зависимости от потребностей компании: по видам документов, отделам, направлениям и другим критериям.
Как регистрировать документы в СЭД? Для каждого документа создается регистрационно-контрольная карта (РКК), к которой прикрепляют документ-обоснование. Над картой в СЭД могут работать сразу несколько сотрудников. В РКК отображаются все этапы процесса — это облегчает контроль. Данные заполняются автоматически, а реквизиты сотрудники выбирают из классификатора. Используется стандартный список реквизитов, обычно в СЭД он настраивается под организацию.
Регистрация документов в СЭД происходит пошагово:
- В базу поступает документ, сотрудник выбирает шаблон регистрационной карточки и вносит корректировки.
- Пользователь проверяет правильность заполнения РКК:
- корректность электронной подписи,
- номер и дату,
- наличие приложений.
- В случае ошибок документ не принимают к регистрации. В системе электронного документооборота обычно есть соответствующая кнопка и поле, где указывают причину отказа.
- Если ошибок нет, регистрацию завершают. После этого система присвоит документу регистрационный номер.
Далее регистрационная карточка направляется ответственному сотруднику. Такой процесс уменьшает временные затраты на деловую переписку.
Регистрировать документы в режиме онлайн помогают СЭД. А оперативно отправлять документы контрагентам и обрабатывать входящие от них можно в системе Диадок
Отправить заявку
Чаще всего в форме регистрации в СЭД указывают не только номер, но и реквизиты:
- наименование организации;
- вид документа;
- дату;
- краткое содержание;
- резолюцию;
- срок исполнения;
- отметку об исполнении и направлении в дело.
Дополнительные реквизиты:
- ограничение доступа;
- исполнитель;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- приложения;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения;
- статус;
- вид передачи.
Организация сама выбирает дополнительные значения, которые будут вноситься в систему электронного документооборота.
Эксперты рекомендуют использовать следующие принципы работы, чтобы упростить регистрацию документов в системе электронного документооборота (ЭДО):
- Обучить сотрудников единообразному оформлению. Это позволит избежать путаницы в базе. Для этого специалисты, которые занимаются ЭДО, готовят параметры идентификации для документов разных видов.
- Перед регистрацией проверять наличие копий, так как один и тот же документ поступает разными способами: по электронной почте, факсу или в бумажном виде с курьером.
- Вести регистрацию в течение календарного года, далее обнулять и начинать снова. Это позволит избежать слишком раздутой базы и длинных номеров.
Таким образом, при грамотном использовании инструментов СЭД регистрировать документы в электронном виде гораздо проще, чем вручную.
Упростить регистрацию документов и оптимизировать делопроизводство внутри организации помогают СЭД. Для оперативного и удобного взаимодействия с контрагентами воспользуйтесь Диадоком
Отправить заявку
Можно ли повторно зарегистрировать документ?
Такое происходит случайно, когда сотрудники регистрируют один и тот же документ, полученный из разных источников. Чтобы избежать дублирования, перед регистрацией нужно проверять, нет ли такого же документа в базе.
Регистрируют ли письма, присланные по факсу или электронной почте?
Необходимость регистрации зависит не от способа передачи, а от содержания. В СЭД создают отдельные обозначения, чтобы разграничивать документы по способу получения, например П — почта, ЭП — электронная почта.
Существуют ли регламенты присвоения регистрационных номеров для внутренних документов?
Нет четких правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам. Организация сама устанавливает формы регистрации и закрепляет это в нормативных актах.
Содержание:
Понятие и цель регистрации документов
Регистрация документов — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем указания на нем даты и регистрационного Индекса с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.
Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами.
Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
Регистрируемые и нерегистрируемые документы
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях такие как (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).
Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.
Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.
Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.
Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.
Особенности регистрации документов в организации
Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализовано – в местах их создания и исполнения.
Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.
Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.
Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.
К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.
Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно
Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.
Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения.
Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:
порядковый регистрационный номер;
индекс по номенклатуре дел;
индекс по используемому классификатору.
Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.
Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.
Формы регистрации документов
В настоящее время используют существует три формы регистрации
журнальная;
карточная;
электронная.
Журнальная регистрация
Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.
Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
Карточная регистрация
Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:
автор документа;
название вида документа;
дата документа;
индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел.
Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:
исполнители;
расписка исполнителя в получении документа;
ход исполнения;
приложения и др.
Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.
Электронная регистрация
Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера.
Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.
Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.
- Досрочная пенсия (Условия, при которых может быть назначена досрочная пенсия)
- Досрочная пенсия
- Женская преступность
- Преступность несовершеннолетних (Понятие несовершеннолетней преступности)
- Организованная преступность (Понятие и криминологическая характеристика организованной преступности)
- Корыстная преступность
- Виды международного коммерческого арбитража и их правовая характеристика, понятие и основы
- Информационная безопасность в среде Интернет (Признаки информационного общества)
- Виды связей между таблицами в реляционных базах данных
- Конституционные права, свободы и обязанности граждан в РФ
- Самые громкие компьютерные преступления
- Понятие и сущность искового производства
Регистрационный
номер документа (реквизит 12) (или
регистрационный индекс документа) –
это цифровое или буквенно-цифровое
обозначение, присваиваемое документу
при его регистрации.
Регистрационный
номер документа состоит
из его порядкового номера, который можно
дополнять по усмотрению организации
индексом дела по номенклатуре дел,
информацией о корреспонденте, исполнителях
и др. При этом порядковые номера для
распорядительных и информационно-справочных
документов присваиваются в пределах
календарного года отдельно для каждого
вида документа.
Порядок
регистрации документов и структура
регистрационных номеров устанавливаются
в инструкции по делопроизводству
организации и распорядительных документах
организации.
Регистрационный
номер документа, составленного совместно
двумя и более организациями, состоит
из регистрационных номеров документа
каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания
авторов в документе.
Например:
распоряжение Администрации Президента
Российской Федерации и Аппарата
Правительства Российской Федерации от
21 декабря 2007 г. № 1576/954.
Регистрационный
номер документа относится к реквизитам,
для которых на бланке проставляются
отметки.
30) Реквизит «ссылка на регистрационный номер документа и дату документа», когда и где он проставляется.
Ссылка
на регистрационный номер и дату документа
(реквизит 13) включает в себя
регистрационный номер и дату документа,
на который должен быть дан ответ.
Реквизит
«Ссылка на регистрационный номер и
дату документа» проставляется только
на ответных исходящих письмах и служебных
записках. Сведения в реквизит переносятся
с поступившего документа и соответствуют
регистрационному номеру и дате
поступившего документа.
Наличие
этого реквизита исключает необходимость
упоминания номера и даты поступившего
документа в тексте письма, что освобождает
текст от чисто вспомогательной, справочной
информации.
На
бланках писем проставляются отметки
для этого реквизита, оформленные
следующим образом: На № ___________ от
_________.
Эти
данные могут быть указаны и в бланке
под датой, и в заголовке к тексту, и в
тексте письма.
31) Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.
Согласование
документов предполагает оценку содержания
проекта документа, т.е. заинтересованные
должностные лица анализируют
целесообразность создания документа,
его соответствие действующему
законодательству, точность формулировок.
Могут вноситься изменения, могут быть
повторные согласования. Проект документа
может быть согласован со сторонними
организациями (структурные подразделения
или должностные лица) или со сторонними
подразделениями и должностными лицами
внутри организации, где подготовлен
документ. Таким образом, согласование
может быть внутренним и внешним.
В
зависимости от содержания документа
внешнее согласование может осуществляться
с вышестоящими или межотраслевыми
органами управления, с органами гос.
контроля и надзора в определенной сфере
деятельности, с общественными
организациями, с вышестоящими или
подчиненными организациями, если в
документе затрагиваются их интересы.
Внешнее
согласование оформляется реквизитом
«гриф согласования», проект документа
может быть согласован непосредственно
должностным лицом. Документ может быть
согласован протоколом коллегиального
органа или служебным письмом. Располагается
гриф согласования: в левой верхней части
страницы, если документ оформляется с
титульным листом; в других случаях он
располагается сразу за подписью, а далее
следует виза согласования.
В
организации определяется перечень лиц,
с которыми согласовываются проекты
документов. Как правило, документы
согласовываются с заместителями
руководителя, с руководителями структурных
подразделений, заинтересованными в
проекте документа, или разработавшими
проект ведущими специалистами.
Порядок
согласования должен быть определен в
инструкции по делопроизводству, или в
регламенте, или в табеле формы документов.
Виза
согласования состоит из наименования
должности, личной подписи, расшифровки,
даты. В случае несогласия виза либо не
ставится, либо прикладывается лист
замечаний, и виза ставится с учетом
замечаний. Виза согласования может
располагаться на лицевой стороне ниже
подписи, если есть свободное место. На
внутренних распорядительных документах
визы располагаются на оборотной стороне
документа по иерархии должностей. Иногда
визы располагаются на специальном листе
согласования. Если документ исходящий,
то визы целесообразно собирать на копии
документа, которая остается у
организации-автора.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
На вопрос отвечает Е.С. Буслаева, канд. филол. наук, руководитель отдела делопроизводства
Принесли письмо – заявление без конверта от бывшей работницы. Я поставила штамп входящих документов (на нем есть наименование организации, входящий номер, дата и время регистрации). Просят поставить отметку о том, кто получил. Должна ли я указывать свою фамилию или должность? Или сам факт регистрации является достаточным?
Ответ
Давайте разберемся, какой статус имеют реквизит «Отметка о поступлении документа» и официально не названная, но широко распространенная в практике «Отметка о получении».
Отметка о поступлении документа – реквизит ГОСТ Р 7.0.97-2016
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] реквизит 27 «Отметка о поступлении документа» (именно так официально называют «штамп входящих документов») служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка может дополняться информацией о времени (часы, минуты) поступления документа и способе его доставки.
Задумывались ли вы когда-нибудь, каково практическое значение этой отметки? Кому необходимо подтверждение факта поступления документа в организацию – отправителю или получателю? И есть ли в этом подтверждении факта юридическая составляющая?
Итак, «входящие» номер и дата присваиваются документу на этапе его регистрации. При этом сведения о документе вносят в регистрационную базу, а на сам документ наносят соответствующую запись.
Поступивший в организацию документ становится ее собственностью: он вошел в ее документооборот и далее последует по установленному маршруту, уже не выходя за ее пределы. Документ будет исполнен и в завершении своего жизненного цикла подшит в дело. Получается, что отметка – это запись, которая наносится на документ с целью подтверждения:
- факта включения этого документа в документооборот организации, что влечет определенные обязательства должностных лиц по дальнейшей работе с ним;
- отчасти – права собственности организации на документ (это утверждение актуально при обмене подлинниками документов на бумажных носителях).
При этом обратите внимание, что в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет требования включать в отметку наименование организации. Да, многие так делают, и, полагаем, это весьма полезный компонент, но тем не менее это не обязательно. Кроме того, мы можем наносить запись от руки, ведь ГОСТ Р 7.0.97-2016 разрешает, а не обязывает использовать штампы. Хоть штампы в принципе не наделяют документ юридической значимостью, но нанесенная на документ вручную запись еще больше занижает способность отметки что-то подтверждать в юридической плоскости.
Итак, по сути отметка о поступлении документа подтверждает, что документ прошел определенный этап своего жизненного цикла. И с развитием информационных технологий (обмен электронными копиями и электронными документами, внедрение системы электронного документооборота и т.д.) это становится еще более очевидным.
Мы видим, что на документе оформлена отметка о поступлении, и понимаем, что документ был принят в работу; знаем, с какого момента он в работе, ведь не всегда исходящая и входящая даты совпадают; и легко находим его в регистрационных базах. Мы можем его идентифицировать в своем документообороте. Отметка о поступлении документа доступна, а значит, и нужна получателю.
Также мы не обязаны предоставлять копию документа с отметкой о поступлении отправителю. Об этом довольно часто просят, хотя и непонятно, какую практическую пользу документ с отметкой ему принесет. И тем более не стоит оформлять отметку на втором экземпляре документа.
Запись «Получено», или «Отметка о получении»
Далее об «Отметке о получении». Мы намеренно используем кавычки, потому что в нормативных и методических документах по делопроизводству, в том числе и в ГОСТ Р 7.0.97-2016, такое понятие отсутствует. Но такую формулировку часто используют практики, называя запись, которую представитель организации-адресата делает (как правило, вручную) на копии или втором экземпляре входящего документа, доставленного нарочным. При этом получатель проводит быстрое ознакомление с документом и, если отправителем соблюдены требования к целостности и комплектности документа, а также нет ошибки адресования, подтверждает факт принятия документа личной подписью.
Какой-то практической пользы отправителю в юридическом аспекте эта надпись также вряд ли принесет. Ведь работник, принимающий документ, может даже не обладать соответствующим правом, а значит, что-то доказать отправителю будет сложно. Не случайно для отправки наиболее значимых посланий рекомендуется выбирать другие способы – прежде всего, воспользоваться услугами Почты России. Кстати, с заявлениями так чаще всего и поступают. Полученную в почтовом отделении корреспонденцию секретарь вскрывает, заносит сведения о ней в журнал и затем выдает заявление без регистрации под подпись работникам профильных отделов (например, отдела кадров).
Но в целом подтверждать факт получения документов личной подписью – распространенная практика. Все мы передаем документы и, разумеется, хотим успокоить себя получением хоть какой-то отметки. Ее, например, можно предъявить, если на запрос не последует ответа или каких-либо действий со стороны адресата. Но, скорее всего, последствия будут ограничены внутриорганизационными разбирательствами: почему не исполнено, когда и кто документ получил, когда передал исполнителю и т.д.
Резюме
1. И реквизит «Отметка о поступлении документа», и так называемая «Отметка о получении» вряд ли принесут отправителю пользу в случае, например, судебных разбирательств. С одной стороны, в «Отметке о получении» есть подпись работника – поставив ее, тот взял на себя персональную ответственность за документ. Но может оказаться, что получение корреспонденции не входит в его обязанности, а значит, и спросить с самой организации будет сложно.
2. Статус «Отметки о получении», под которой понимают фиксируемую на копии документа запись «Получено», а также дату, подпись и расшифровку подписи, не определен. Документально зафиксированной обязанности подтверждать получение документа подписью нет. Но эта практика распространена, и зачастую секретари и делопроизводители даже оформляют штампы, чтобы сократить временные затраты на оформление этой записи при получении документов.
3. Отметка о поступлении документа – реквизит, который оформляется на этапе регистрации документа, то есть тогда, когда документ уже прошел несколько этапов (получение, первичная обработка). Несмотря на то что копию документа с этим штампом порой запрашивают отправители, максимум, что это может им дать, – информацию о том, под каким номером и когда документ был включен в документооборот организации.
В описанной ситуации допустимо оформление на копии заявления записи о получении с подписью работника, в должностные обязанности которого включен прием и обработка документов:
ПОЛУЧЕНО ООО «АЛФАВИТ»
Делопроизводитель
Петрова И.И. Петрова
20.09.2022 14:30
[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».